10 buoni propositi per un ufficio smart nel 2019

10 buoni propositi per un ufficio smart nel 2019

Buon anno!

Ammettilo, anche tu ti sei ritrovato a stilare la lista dei buoni propositi per il 2019!

Vogliamo sicuramente iniziare l’anno nel migliore dei modi; la carica che ci hanno donato le feste ci rende frizzanti e pieni di iniziativa.

Allora tralasciamo il classico “m’iscrivo in palestra” e pensiamo al luogo in cui lavoriamo. Ci sono tanti accorgimenti per renderlo più smart anche senza investire un capitale. E allora facciamolo e dedichiamo i buoni propositi allo spazio che ci circonda!

1- Una scrivania ordinata

Usiamo meno carta e più web tools, in un mondo pieno di applicazioni riusciremo a trovare quella più adatta a noi e quella che ci farà risparmiare tempo e grattacapi!

Conseguenze

Con la scrivania pù vuota, avremo meno bisogno di spazio fisico e quindi la possibilità di riorganizzare il nostro workspace integrandolo con nuovi microambienti o aprendoci alla possibilità di condividere gli spazi: lavorare con persone “estranee” alla nostra attivitá é sempre stimolante e puó portare a nuovi contatti, collaborazioni, idee…

 

2- Rinnovare i colori

Basta grigio e blu! Ormai le aziende (e anche le piccole attività) hanno capito che bisogna essere coordinati dentro e fuori . L’immagine di marca si deve rispecchiare anche nei dettagli! Hanno capito che il colore non distrae, ma aiuta nel benessere e nella concentrazione.

Conseguenze

Chi lavora nello spazio cromaticamente rinnovato si identifica nei valori aziendali e il cliente che entra nei nostri spazi si sente DENTRO l’azienda. Ci sono solo vantaggi!

3- Creare un luogo dedicato al cellulare

Se solo un paio d’anni fa era segno di grande maleducazione, oggi l’amato/odiato cellulare è uno strumento di lavoro operativo e necessario in ogni momento. Il galateo ci direbbe di non  urlare in presenza di altre persone. Approfittiamone per creare una zona dedicata alle chiamate.

Conseguenze

La concentrazione nella zona di lavoro condivisa rimane alta, cosí come la sensazione di privacy di chi sta parlando. Lavorare in più persone nello stesso ambiente diventa più facile e il rispetto fra colleghi è assicurato!

4- Investire sulla seduta

Sono sempre favorevole al riutilizzo di mobili e materiali, gli elementi low cost possono rendere un ambiente molto originale e personalizzato. La tendenza del mix and match entra con forza anche negli ambienti di lavoro. Un punto fermo peró per le sedute che devono essere confortevoli ed ergonomiche.

Investire su questo elemento é sempre una buona idea!

Conseguenze

La seduta comoda ha effetti positivi: minori assenze sul lavoro a causa di dolori, miglioramento dell’umore e sicuramente una sensazione immediata di benessere.

5- Allestire uno spazio accogliente per la pausa caffé

Finalmente si prende l’importanza che si merita! Quando ci rilassiamo 5 minuti con i colleghi, scambiamo idee ed opinioni, stimoliamo la creatività, creiamo nuove connessioni. Per questo bisogna favorire queste sinergie allestendo lo spazio con elementi lavagna, che possono essere allegri, ma anche seri e sicuramente fonte di idee e soluzioni.

Conseguenze

Rendere i momenti di risposo più ameni aiuta ad essere più produttivi durante le ore di lavoro!

6- Rinnovare la sala riunioni

Questo punto non vale solo per le varie aziende ma anche per le piccole attività o associazioni: quanto tempo sprecato inutilmente durante incontri eterni in cui non si riesce a raggiungere nessun obiettivo?

Per essere efficace, una riunione non deve durare più di 45 minuti, io ne ho sentite i 8 ore! Per ridurre i  tempi e rendere i partecipanti più proattivi, bisogna eliminare le comode poltrone che conciliano il sonno, creare ambienti che stimolino la velocità, come sedute e tavoli alti, che ospitano poche persone alla volta, in modo da poter toccare tutti i punti dell’ordine del giorno, senza distogliere l’attenzione dagli obettivi principali. Ne parlo qui in modo piú approfondito

Conseguenze

Cambiare le zone riunione per renderle più dinamiche, porta sicuramente ad un’efficenza maggiore, una immagine aziendale che comunica, un risparmio di tempo notevole: un win win da manuale!

7- Accogliere i clienti adeguatamente

Tutta l’attenzione che mettiamo nel biglietto da visita e nella Home della pagina web dev’essere la stessa che usiamo nella zona reception: la presentazione aziendale per eccellenza.

Oltre a curare l’immagine corporativa è necessario (e lo sottolineo) che anche la persona che accoglie clienti e fornitori si al’immagine stessa dei valori che vogliamo traasmettere.

Conseguenze

Un cliente o fornitore che entra uon un sorriso… credimi, non ha prezzo e se a questo sorriso abbiamo contribuito con lo spazio e con le persone incontrate all’ingresso…

 

8- Se deve sapettare, che aspetti come vogliamo noi!

Mai pensato all’arma a doppio taglio che é la sala d’attesa? Eh sí, se abbiamo accolto il nostro cliente con tutti gli onori e sorrisi del caso, lasciandolo poi aspettare mezz’ora in un buco scuro, con sedie scomode e poster informativi alle pareti… beh’ abbiamo perso tutto quello su cui avevamo lavorato prima! Ecco che il 2019 è l’occasione giusta per rinnovare anche gli spazi attesa, per renderli rappresentativi, comodi (secondo tempi medi di attesa) e con un intrattenimento adeguato all’era in cui viviamo (le riviste anni ’90 possiamo anche buttarle via – nel bidone della carta, mi raccomando!). Attraverso gli spazi di attesa possiamo “preparare” l’umore del cliente, stupirlo con elementi sorprendenti, stimolare una conversazione.

Conseguenze

Una sala d’attesa adeguatamente preparata puó diventare un valido aiuto alla vendita, all’informazione, al relax… Sta a noi decidere!

9- In ufficio come a casa

Se la tendenza si un modo di lavorare flessibile è sempre piú forte e importante, anche rendere gli spazi dell’ufficio accoglienti e sempre piú simili ad un luogo domestico sta prendendo il sopravvento. Lavoriamo in casa, l’ufficio sembra una casa, i caffé sembrano casa.

L’obiettivo è rendere l’ambiente comodo e accogliente, in modo da favorire al massimo la concentrazione e la produttivitá in un’atmosfera positiva.

Conseguenze

Mi ricordo quanto invidiavo il mio amico che lavorava in uno studio di architettura con tavoloni in legno naturale, mentre io lavoravo in un ufficio con tavoli grigi e metallici. Ecco l’invidia per ambienti piú belli viene sostituita da sentimenti positivi!

10- Informazione sullo SMART WORKING

Questo è un proposito interessante: ogni azienda, anche se piccola, puó svolgere azioni che portano a lavorare in modo sempre piú smart. Attenzione peró: le azioni non devono essere compiute alla leggera, ma a fronte di un’analisi ed un programma realizzato su misura per l’azienda, piccola o grande che sia!

Proprio per facilitare questo percorso ho aggiunto un punto in piú:

11- Il mio proposito: il progetto per l’ufficio smart con un approccio globale

moving to smart workingQuest’anno prende vita il progetto a cui ho lavorato con impegno durante tutto il 2018: si tratta di SMOVE – moving to smart working (presto la pagina web!), nato per accompagnare le aziende ad avvicinarsi in modo globale allo smart working, in un modo estremamente personalizzato in funzione del tipo di attivitá, dei lavoratori, delle esigenze e dei valori d’impresa. Mi piace tantissimo!

Conseguenze

Le aziende avranno l’opportunitá di avvicinarsi allo smart working in modo graduale, e corretto, globale, compiendo azioni “smart” pensate e calcolate. Ormai i vantaggi dello Smart Working sono conosciuti, ma si raggiungono solo con il giusto approccio.

Conclusioni

Non perdiamo l’occasione di lavorare meglio, approfittiamo dell’entusiasmo d’inizio anno per programmare interventi efficaci per gli ambienti di lavoro e per il nostro modo di organizzare i flussi e le persone: il 2019 sará un anno sempre piú SMART!

 

Sala riunioni, questione di spazio e di tempo

Sala riunioni, questione di spazio e di tempo

Consigli per una riunione perfetta o quasi

Le sale riunioni non sono tutte uguali, ma nel nostro immaginario appaiono sempre così: un enorme tavolo scuro ed una serie di poltrone “ci sprofondo dentro” con enorme poltrona del “capo” al posto d’onore.

Le cose per fortuna sono cambiate, si cerca di non far durare gli incontri 4 ore (ne ho sentiti pure di 8!) e di dare quindi il giusto valore al tempo (che è sempre denaro, anche durante le riunioni).

Allora mi permetto di condividere alcuni pensieri per migliorare l’esperienza di ogni partecipante, affinché non si entri allegri per poi uscire distrutti.

Comincio subito con il consiglio che mi ha cambiato il modo di vedere la riunione:

“Quando non è necessario celebrare una riunione

È necessario non celebrare la riunione “

[Gestionar reuniones ¡es facil! Barbara J. Streibel profit editorial 2003-2014] 

Un’ovvietá grande come una casa, ma che poi, viene spesso dimenticata. Ecco, d’ora in poi mi farò sempre questa domanda prima di indire una riunione: “Ne ho veramente bisogno?” Non basta inviare un’email o fare una chiamata telefonica?

Sai quanto tempo si risparmia? Quanto denaro? Ore e ore anche di spostamenti che poi risulterebbero!

Nel mio caso, comunque, mantengo l’importanza de una riunione per definire il brief, quello non si tocca! Che sia presenziale o via skype per prlare, conoscerci e capire le aspettative ed esigenze reali del cliente!

Pensieri sulla preparazione della riunione

Una volta deciso che la riunione s’ha da fare, ecco alcuni accorgimenti per organizzarla al meglio:

  • Orario, ritmo di lavoro e luogo: Stabiliamo in anticipo data, orario e luogo, tenendo presente anche i ritmi e gli orari dei partecipanti, per non fare di pomeriggio incontri con chi ha il turno di mattina e viceversa.
  • Rispettiamo l’orario in cui deve terminare la riunione, ma anche quello d’inizio!
  • Chiamiamo in riunione solamente le persone che sono utili per il suo svolgimento e mettiamolo in chiaro in modo che nessuno si senta escluso oppure offeso! (ho visto pure questo!)
  • Ordine del giorno, lo condividiamo per tempo in modo che ogni partecipante si possa preparare.
  • Che si scelga un moderatore, il cui compito è favorire lo svolgimento della riunione e non lasciare che si incagli su problemi o polemiche minori.
  • Curiamo pa parte sociale, mettere a proprio agio i partecipanti aiuta, un buon caffé e un biscottino possono essere ottimi alleati!

Pensieri sullo spazio dedicato alla riunione

“Affinché il cervello lavori bene anche il resto del corpo dev’essere comodo”.

[Gestionar reuniones ¡es facil! Barbara J. Streibel profit editorial 2003-2014]

Lo spazio è importante anche drante le riunioni: come ormai sappiamo bene influisce enormemente sullo stato d’animo delle persone e suil comportamento.

  • La sala deve avere una capacità sufficiente affinché le persone si sentano comode ed il moderatore si possa muovere facilmente.
    • Se troppo grande e le persone sono poche, ci si sentirá persi e sará facile distrarsi.
    • Se troppo piccolo e le persone sono tante, ci si sentirá soffocare.
  • Le sedute devono essere comode ma non troppo: la comodità influenza moltissimo la dinamica.
    • Sedute stile poltrone rischiano di rendere la riunione eterna perché ci si sta troppo bene
    • Tavolo e sedute alte favoriscono le riunioni express, molto piú produttive delle riunioni “classiche”

  • La disposizione delle persone deve permettere di guardarsi in faccia e sentirsi con condizioni analoghe agli altri. (bene tavoli circolari o quadrati! Il tavolo rettangolare serve a concentrare l’attenzione agli estremi)
  • Fattori ambientali: la luce sará diffusa per non disrarre; temperatura e ventilazione adeguati, meglio accendere il riscaldamento o l’aria un po’ prima dell’inizio.
  • Strumenti di comunicazione adeguati alle tecnologíe attuali: a volte clienti mi chiedono di salvare le presentazioni in versioni precedenti o in pdf perché non sanno i programmi che si troveranno in fase di esposizione…
  • Immagine corporativa: la sala riunioni è uno spazio di rappresentanza: non solo accoglie gli incontri interni, ma spesso anche clienti o fornitori. Se anche la decorazione lancia messaggi che esprimano i valori aziendali, questo spazio diventerá un elemento importante della nostra comunicazione!
  • Se poi diamo un tocco originale, è tutta un’altra cosa, anche se non so se le altalene aiutano a concentrarsi….

Le mie conclusioni

Per dendere efficace una riunione, è necessario considerare non solo gli aspetti organizzativi, ma anche spaziali, ormai è assodato. Per rendere l’ambiente piú accogliente ed adatto al lavoro che ci si propone durante gli incontri lavorativi, a volte basta semplicemente qualche tocco umano sia per il luogo che per l’ordine del giorno, non siete d’accordo?

Un libro: un coniglio

Plan and conduct effective meetings! Barbara J. Streibel

 

Gli imprescindibili del mio workplace – Anna Nieto di Talleret craft

Gli imprescindibili del mio workplace – Anna Nieto di Talleret craft

 

Che cambieresti del tuo spazio e perché?

…le mie conclusioni…

Continuo a pubblicare le interviste fatte a professionisti che stimo:oggi tocca ad Anna, che con Talleret Craft è un’esplosione di creativitá e ne vive circondata. Ho avuto l’opportunitá di lavorare assieme a lei durante la Fira de l’Assunció en Granollers per il Consorci de Residus del Vallés Oriental, un’esperienza indimenticabile di cui ho fatto tesoro

[sí, lo so che devo pubblicare il progetto dello stand!]

Oggi entreremo nell’ “ufficio” di Anna di Talleret Craft.

Le virgolette hanno un significato: Anna lavora in diversi posti, in molti modi, insomma non si annoia mai!

Chi sei? Parlami un poco di te!

Sono Anna Nieto, di Talleret craft, mi dedico alla gestione culturale, progetto programmi culturali per sale di teatro, Festivals e Teatro si Strada. Parallelamente creo workshops di creativitá per i piú piccoli, dove possono imparare e disimparare mentre fanno lavoretti manuali.

Trovi tutto qui:

Servizi generali: www.labcreatiu.cat

Workshops creativi: www.talleretcraft.cat

Dove lavori?

É difficile rispondere brevemente: il mio lavoro si svolge a casa, dove ho l’ufficio e taller per preparare prototipi, e il magazzino dei materiali. Gli eventi culturali si realizzano in ogni paese che me lo chieda ed i workshops creativi in uno spazio a Parets del Vallès (Talleret Craft), poi in scuole, biblioteche, bibliobus, piazze, fiere….

Descrivi un MOBILE imprescindibile nel tuo spazio di lavoro.

Il TAVOLO, ne ho tanti e grandi, li riempio di materiali per sperimentare.

Descrivi un OGGETTO imprescindibile nel tuo spazio di lavoro.

Le FORBICI, in ogni lavoro di cucito o manualitá utilizzo forbici di ogni tipo!

Descrivi un COLORE imprescindibile nel tuo spazio di lavoro.

KRAFT, il colore del cartone, è quello che occupa sempre il mio spazio di lavoro.

Descrivi cosa non deve mancare alle pareti del tuo spazio di lavoro.

TUTTO, tutto, tutto! Ci sono esempi di lavori che appendo alla parete, affinché siano ispirazione o semplicemente per godere di ció che ho creato.

Descrivi uno STRUMENTO tecnologico o un’APP fondamentale per te ed il tuo lavoro.

MACCHINA FOTOGRAFICA: fotografo tutto il processo di creazione dei prototipi, i workshops, gli alunni, i materiali (oggi uso anche lo smartphone).

[passate per il profilo instagram di Talleret Craft: ogni giorno qualcosa di nuovo!]

Cosa cambieresti del tuo spazio e perché?

Immagino che potrei migliorare l’organizzazione dei materiali con scatole che siano tutte uguali, piú facili da immagazzinare e vedere. In questo momento riutilizzo scatole di legno e cartone, poiché è coerente con il mio modo di lavorare riciclando materiale.

…le mie conclusioni…

Anna, mi piaci tanto! E mi piace la tua creativitá variopinta, con la quale imparo sempre qualcosa di nuovo, sia a livello professionale che personale. Sei un esempio da seguire e mi piacerebbe essere una bimba per poter partecipare ai tuoi workshops!

Il problema delle scatole riciclate lo risolviamo subito: raggruppa le scatole per tipologia e crea delle etichette adesive per individuare il contenuto di ognuna: saranno etichette sutte simili, per esempio personalizzate da un timbro creato durante uno dei tuoi workshops. In questo modo le scatole manterranno il loro carattere ma saranno unite dal dettaglio dell’etichetta con il tuo timbro personale.

Che te ne pare dello…, o meglio degli spazi di Anna? Ti piacerebbe lavorare così?

Mi fai un preventivo? La responsabilitá del creativo

Mi fai un preventivo? La responsabilitá del creativo

La mia responsabilitá nei confronti del cliente

comincia ancora prima di fare un preventivo

Come imprenditrice  creativa mi sento responsabile di quanto progetto: sono cosciente del suo valore, so che ogni mia creazione deve non solo essere all’altezza delle aspettative del cliente, ma anche funzionare in base ai suoi obiettivi.

Proprio per questo ho scritto l‘articolo sui tempi che ogni imprenditore deve prendersi.

Perché torno su questo concetto? perché porprio qualche giorno fa mi è stato chiesto un preventivo di massima per un lavoro, o meglio per un’idea, che si sarebbe potuta sviluppare in mille maniere e  sulla quale non erano ancora chiare molte cose. Si trattava di un’idea ancora embrionale, senza un reale progetto dietro.

Come fare un preventivo per qualcosa che non ha nessuna definizione?  Onestamente non mi sono sentita in grado di dare un “numero“. Anzi, mi sono presa la briga di spiegare e consigliare di chiarirsi le idee, di fare un certo tipo di ricerca, di creare un piano B, con esempi e strumenti per realizzarlo. Ho preferito allontanare la possibilità di avere un cliente subito, per aiutare un “non cliente” a creare qualcosa di più concreto.

Non so se ho fatto bene, mi è sembrato un comportamento responsabile nei suoi confronti, ma anche nei miei.

Ecco la responsabilità del preventivo

Nel momento in cui consegno un preventivo, mi impegno ad eseguire il lavoro, se il cliente lo accetta: ho scritto io le condizioni e tali condizioni sono state accettate. Se non sono in grado di sviluppare il mio preventivo inserendo tutte le azioni che faró, preferisco evitare di compilarlo: rischierei di partire da una base troppo bassa, con la conseguenza di dover lavorare molto di piú di quanto immaginavo, per le frequenti modifiche (eh se uno non ha le idee chiare ne fa tante di modifiche) e conseguente aumento del prezzo finale. Ovviamente se alla fine il cliente dovrá pagare molto di piú di quanto si aspettava, non sará un cliente felice!

Quel preventivo non l’ho fatto

Ho dato una cifra di partenza, sapendo che sarebbe potuta crescere molto, ma non ho compilato un preventivo.

La persona in questione peró mi ha ringraziato e tanto, ora sta rivedendo la sua IDEA, per renderla un progetto concreto, chissá se poi ripasserá da me, ma io sono quasi sicura di sí!

Se si fosse trattato di un progetto di interni,  ci sarebbe stata l’alternativa della consulenza, per esempio online, ma in questo caso si trattava di grafica.

E tu ti sei trovato in questa situazione? Il preventivo te l’anno fatto / l’hai fatto?

¿Sei stato soddisfatto del risultato?

Gli imprescindibili del mio workplace – Sarah Cantavalle

Gli imprescindibili del mio workplace – Sarah Cantavalle

Siamo a Settembre e ricominciamo alla grande! Per inaugurare l’anno “scolastico” ho deciso di lanciare una nuova sezione di articoli-intervista a professionisti che stimo e che condivideranno gli IMPRESCINDIBILI del loro spazio di lavoro: si tratta proprio di oggetti o mobili che fanno stare bene, fanno produrre di piú.

Entriamo in spazi professionali, ma anche molto molto personali.

E chissá che qualche dettaglio non sia di ispirazione per il tuo proprio spazio…

Oggi cominciamo con Sarah Cantavalle, ho partecipato alla creazione della sua pagina web, ed è nata un’amicizia e anche della collaborazioni come per Servizi Virtuali.

Chi sei? Parlami un poco di te!

Sarah Cantavalle, sono Copywriter e consulente marketing: aiuto aziende e professionisti a comunicare efficacemente con il loro pubblico attraverso contenuti di qualità.

www.sarahcant.it

sarah@sarahcant.it

 

Dove lavori?

Nella mansarda di casa. Ho riservato una parete per la scrivania.

 

Descrivi un MOBILE imprescindibile nel tuo spazio di lavoro.

Una sedia con le ruote comoda, e una scrivania super spaziosa che possa ospitare tutti i miei appunti, scritti rigorosamente a mano!

 

Descrivi un OGGETTO imprescindibile nel tuo spazio di lavoro.

Un monitor da collegare al laptop, una tastiera e un mouse wireless, per non affaticare gli occhi e mantenere una buona postura.

 

Descrivi un COLORE imprescindibile nel tuo spazio di lavoro.

Il bianco. Rilassa e facilita la concentrazione.

 

Descrivi cosa non deve mancare alle pareti del tuo spazio di lavoro.

Dei quadri che mi ricordino che esiste un mondo meraviglioso al di fuori delle quattro di mura di casa! Così mi concentro di più e finisco prima il lavoro 😉

 

Descrivi uno STRUMENTO tecnologico o un’APP fondamentale per te ed il tuo lavoro.

Ne uso moltissime. L’app del Dizionario Analogico Zanichelli mi aiuta moltissimo quando scrivo.

 

Che cambieresti del tuo spazio e perché?

Aggiungerei qualche pianta, forse. Ma il vero cambiamento che vorrei per il mio studio è un po’ più ambizioso: sogno una scrivania con vista sul giardino, sul lago o ancor meglio, sul mare!

 

…le mie conclusioni…

spatiphillum per Sarah Cantavalle - FAB813Bellissimi gli imprescindibili di Sarah Cantavalle, l’immagine della scrivania spaziosa per gli appunti scritti a mano dà l’idea di uno spazio molto personale; mi piace poi che sogni in grande! Cominciare con una bella pianta é l’ideale, vedrai come cambia tutto! Se lo spazio non è luminoso ci sono piante come l’Aspidistra che sopportano tranquillamente la mancanza di luce, la Montera deliciosa o l’Anthurium e lo Spatiphyllum, con fiori bianchi, come piace a te!

Per il panorama invece, so che ci stai giá lavorando ^_^