Sala riunioni, questione di spazio e di tempo

Sala riunioni, questione di spazio e di tempo

Consigli per una riunione perfetta o quasi

Le sale riunioni non sono tutte uguali, ma nel nostro immaginario appaiono sempre così: un enorme tavolo scuro ed una serie di poltrone “ci sprofondo dentro” con enorme poltrona del “capo” al posto d’onore.

Le cose per fortuna sono cambiate, si cerca di non far durare gli incontri 4 ore (ne ho sentiti pure di 8!) e di dare quindi il giusto valore al tempo (che è sempre denaro, anche durante le riunioni).

Allora mi permetto di condividere alcuni pensieri per migliorare l’esperienza di ogni partecipante, affinché non si entri allegri per poi uscire distrutti.

Comincio subito con il consiglio che mi ha cambiato il modo di vedere la riunione:

“Quando non è necessario celebrare una riunione

È necessario non celebrare la riunione “

[Gestionar reuniones ¡es facil! Barbara J. Streibel profit editorial 2003-2014] 

Un’ovvietá grande come una casa, ma che poi, viene spesso dimenticata. Ecco, d’ora in poi mi farò sempre questa domanda prima di indire una riunione: “Ne ho veramente bisogno?” Non basta inviare un’email o fare una chiamata telefonica?

Sai quanto tempo si risparmia? Quanto denaro? Ore e ore anche di spostamenti che poi risulterebbero!

Nel mio caso, comunque, mantengo l’importanza de una riunione per definire il brief, quello non si tocca! Che sia presenziale o via skype per prlare, conoscerci e capire le aspettative ed esigenze reali del cliente!

Pensieri sulla preparazione della riunione

Una volta deciso che la riunione s’ha da fare, ecco alcuni accorgimenti per organizzarla al meglio:

  • Orario, ritmo di lavoro e luogo: Stabiliamo in anticipo data, orario e luogo, tenendo presente anche i ritmi e gli orari dei partecipanti, per non fare di pomeriggio incontri con chi ha il turno di mattina e viceversa.
  • Rispettiamo l’orario in cui deve terminare la riunione, ma anche quello d’inizio!
  • Chiamiamo in riunione solamente le persone che sono utili per il suo svolgimento e mettiamolo in chiaro in modo che nessuno si senta escluso oppure offeso! (ho visto pure questo!)
  • Ordine del giorno, lo condividiamo per tempo in modo che ogni partecipante si possa preparare.
  • Che si scelga un moderatore, il cui compito è favorire lo svolgimento della riunione e non lasciare che si incagli su problemi o polemiche minori.
  • Curiamo pa parte sociale, mettere a proprio agio i partecipanti aiuta, un buon caffé e un biscottino possono essere ottimi alleati!

Pensieri sullo spazio dedicato alla riunione

“Affinché il cervello lavori bene anche il resto del corpo dev’essere comodo”.

[Gestionar reuniones ¡es facil! Barbara J. Streibel profit editorial 2003-2014]

Lo spazio è importante anche drante le riunioni: come ormai sappiamo bene influisce enormemente sullo stato d’animo delle persone e suil comportamento.

  • La sala deve avere una capacità sufficiente affinché le persone si sentano comode ed il moderatore si possa muovere facilmente.
    • Se troppo grande e le persone sono poche, ci si sentirá persi e sará facile distrarsi.
    • Se troppo piccolo e le persone sono tante, ci si sentirá soffocare.
  • Le sedute devono essere comode ma non troppo: la comodità influenza moltissimo la dinamica.
    • Sedute stile poltrone rischiano di rendere la riunione eterna perché ci si sta troppo bene
    • Tavolo e sedute alte favoriscono le riunioni express, molto piú produttive delle riunioni “classiche”

  • La disposizione delle persone deve permettere di guardarsi in faccia e sentirsi con condizioni analoghe agli altri. (bene tavoli circolari o quadrati! Il tavolo rettangolare serve a concentrare l’attenzione agli estremi)
  • Fattori ambientali: la luce sará diffusa per non disrarre; temperatura e ventilazione adeguati, meglio accendere il riscaldamento o l’aria un po’ prima dell’inizio.
  • Strumenti di comunicazione adeguati alle tecnologíe attuali: a volte clienti mi chiedono di salvare le presentazioni in versioni precedenti o in pdf perché non sanno i programmi che si troveranno in fase di esposizione…
  • Immagine corporativa: la sala riunioni è uno spazio di rappresentanza: non solo accoglie gli incontri interni, ma spesso anche clienti o fornitori. Se anche la decorazione lancia messaggi che esprimano i valori aziendali, questo spazio diventerá un elemento importante della nostra comunicazione!
  • Se poi diamo un tocco originale, è tutta un’altra cosa, anche se non so se le altalene aiutano a concentrarsi….

Le mie conclusioni

Per dendere efficace una riunione, è necessario considerare non solo gli aspetti organizzativi, ma anche spaziali, ormai è assodato. Per rendere l’ambiente piú accogliente ed adatto al lavoro che ci si propone durante gli incontri lavorativi, a volte basta semplicemente qualche tocco umano sia per il luogo che per l’ordine del giorno, non siete d’accordo?

Un libro: un coniglio

Plan and conduct effective meetings! Barbara J. Streibel

 

Mi fai un preventivo? La responsabilitá del creativo

Mi fai un preventivo? La responsabilitá del creativo

La mia responsabilitá nei confronti del cliente

comincia ancora prima di fare un preventivo

Come imprenditrice  creativa mi sento responsabile di quanto progetto: sono cosciente del suo valore, so che ogni mia creazione deve non solo essere all’altezza delle aspettative del cliente, ma anche funzionare in base ai suoi obiettivi.

Proprio per questo ho scritto l‘articolo sui tempi che ogni imprenditore deve prendersi.

Perché torno su questo concetto? perché porprio qualche giorno fa mi è stato chiesto un preventivo di massima per un lavoro, o meglio per un’idea, che si sarebbe potuta sviluppare in mille maniere e  sulla quale non erano ancora chiare molte cose. Si trattava di un’idea ancora embrionale, senza un reale progetto dietro.

Come fare un preventivo per qualcosa che non ha nessuna definizione?  Onestamente non mi sono sentita in grado di dare un “numero“. Anzi, mi sono presa la briga di spiegare e consigliare di chiarirsi le idee, di fare un certo tipo di ricerca, di creare un piano B, con esempi e strumenti per realizzarlo. Ho preferito allontanare la possibilità di avere un cliente subito, per aiutare un “non cliente” a creare qualcosa di più concreto.

Non so se ho fatto bene, mi è sembrato un comportamento responsabile nei suoi confronti, ma anche nei miei.

Ecco la responsabilità del preventivo

Nel momento in cui consegno un preventivo, mi impegno ad eseguire il lavoro, se il cliente lo accetta: ho scritto io le condizioni e tali condizioni sono state accettate. Se non sono in grado di sviluppare il mio preventivo inserendo tutte le azioni che faró, preferisco evitare di compilarlo: rischierei di partire da una base troppo bassa, con la conseguenza di dover lavorare molto di piú di quanto immaginavo, per le frequenti modifiche (eh se uno non ha le idee chiare ne fa tante di modifiche) e conseguente aumento del prezzo finale. Ovviamente se alla fine il cliente dovrá pagare molto di piú di quanto si aspettava, non sará un cliente felice!

Quel preventivo non l’ho fatto

Ho dato una cifra di partenza, sapendo che sarebbe potuta crescere molto, ma non ho compilato un preventivo.

La persona in questione peró mi ha ringraziato e tanto, ora sta rivedendo la sua IDEA, per renderla un progetto concreto, chissá se poi ripasserá da me, ma io sono quasi sicura di sí!

Se si fosse trattato di un progetto di interni,  ci sarebbe stata l’alternativa della consulenza, per esempio online, ma in questo caso si trattava di grafica.

E tu ti sei trovato in questa situazione? Il preventivo te l’anno fatto / l’hai fatto?

¿Sei stato soddisfatto del risultato?

Il brief: una guida per il cliente

Il brief: una guida per il cliente

Meglio arrivare preparati!

Il Brief creativo, questo sconosciuto

Se mi chiedi di disegnare un Logo o un ambiente, devo assolutamente trovarmi con te, anche via skype, per parlare, definire gli obiettivi, capire che strada prendere. Può essere una cosa informale, un caffè oppure una riunione vera e propria, a me basta incontrarti!

Ho deciso di spiegare qui il perché dell’importanza dei questa “chiacchierata” che deve sempre avvenire prima dell’inizio di qualsiasi progetto creativo.

Non voglio arrivare a questo:

“Ecco, tieni il foglio/lo spazio; ora crea!”

…Sì, mi è successo.

A questo punto potrei fare qualsiasi cosa (un fiorellino, per esempio?), ma non potrei realizzare ció che aiuta il mio cliente a raggiungere i suoi scopi, perché non li conosco.

Come specifico sempre, io sono creativa per obiettivi: se non ho un obiettivo, potrei fare anche cose carine, ma ecco, sarebbero solo carine e nulla più. Devo capire i motivi.

Per questo la riunione iniziale serve per capire non solo obiettivi e carattere del cliente, ma anche le necessità specifiche e tecniche da considerare nel momento in cui eseguo il progetto.

Nel caso di lavori con fini commerciali, devo capire la strategia di comunicazione che è stata pianificata o si sta pianificando.

Fab813 BriefAndiamo più a fondo: cosa metto io nel brief

Io preferisco sempre avere un contatto visuale, quindi opto per la visita di persona o l’incontro via Skype: guardarsi neglio occhi aiuta ad instaurare fiducia e a conoscersi meglio. Per questo si fail brief, no?

Preferisco parlare, perché, anche se mi preparo le mie domande “standard”, si può sempre arrivare a un tema non contemplato, che potrebbe diventare interessante nel momento in cui inizia il processo creativo. Preferisco arrivare preparata, ma con la mente aperta.

Ecco i punti principali:

  • Parlami di te

In fase di Brief, ho bisogno di sapere il più possibile su chi sei (professionalmente, ovvio), cosa fai, , se ci sono competitors e chi sono, cosa ti differenzia da loro…

Un’analisi della situazione iniziale, il punto di partenza.

  • Quali sono i tuoi obiettivi

Ti chiederò perché vuoi questo particolare servizio, cosa ne vuoi fare, per esempio, se vuoi un logo, dove lo metterai? Immagino che non andrà solo sui biglietti da visita e sulla testata della pagina web, se per esempio sei una compagnia aerea, sicuramente il tuo logo andrà anche sui tuoi aerei e dovrà essere facilmente leggibile da lontano, se invece fabbrichi spilli, sarebbe carino poter fabbricarne alcuni di essi, sulla cui testa si possa vedere il tuo minuscolo logo… Cambia eh?

Se parliamo invece di ambienti, capire che attività verrà svolta in quel particolare ambiente, quante persone ci saranno, per quanto tempo, se sono impiegati o clienti, o fornitori… cambia tutto anche in questo caso!

  • Il tuo pubblico

Ecco la parte importante: a chi stiamo parlando?  È fondamentale che io capisca il target di riferimento perchè poi, se ti creo un logo tutto rosa a cuoricini e tu presti servizi per camionisti, forse ho sbagliato qualcosa…

Ricordiamoci la doppia faccia del design:  da una parte ci riflette e dall’altra comunica.

  • E a te cosa piace?

Certo, se ti riflette, dovrò sapere i tuoi gusti in fatto di colori, geometrie e stili. Non vuol dire che seguirò tutto tutto alla lettera (sennò che designer sarei?), ma ne farò tesoro e lo terrò molto in conto.

  • Siamo pratici

Se non abbiamo ancora parlato di tempi e preventivi, questo è il momento giusto: ci sono deadline specifiche? Posso fare conto su un certo budget? Nell’interior design,ma anche nel restyling e decorazione di interni, sapere il budget `importantissimo per poter elaborare le proposte adeguate.

Per mia esperienza, se prima di affrontare un progetto per te o per la tua impresa, non hai valutato quanto sei disposto a spendere, allora vuol dire che non hai le idee chiare e le cose non andranno bene.

Si tratta sempre di un investimento per arrivare ad un obiettivo!

Poi cosa succede?

Ho tutta l’informazione di cui avevo bisogno! Sicuramente ci saranno altre domande, alcune te le farò io, alcune me le farai tu, andremo un po’ più a fondo su alcuni aspetti, più o meno tecnici, ma con questa chiacchierata ho sicuramente una buonissima base su cui lavorare, il punto di partenza ottimale.

…adesso mi chiudo in casa per qualche giorno, che ho bisogno di creare…