Sala riunioni, questione di spazio e di tempo

Sala riunioni, questione di spazio e di tempo

Consigli per una riunione perfetta o quasi

Le sale riunioni non sono tutte uguali, ma nel nostro immaginario appaiono sempre così: un enorme tavolo scuro ed una serie di poltrone “ci sprofondo dentro” con enorme poltrona del “capo” al posto d’onore.

Le cose per fortuna sono cambiate, si cerca di non far durare gli incontri 4 ore (ne ho sentiti pure di 8!) e di dare quindi il giusto valore al tempo (che è sempre denaro, anche durante le riunioni).

Allora mi permetto di condividere alcuni pensieri per migliorare l’esperienza di ogni partecipante, affinché non si entri allegri per poi uscire distrutti.

Comincio subito con il consiglio che mi ha cambiato il modo di vedere la riunione:

“Quando non è necessario celebrare una riunione

È necessario non celebrare la riunione “

[Gestionar reuniones ¡es facil! Barbara J. Streibel profit editorial 2003-2014] 

Un’ovvietá grande come una casa, ma che poi, viene spesso dimenticata. Ecco, d’ora in poi mi farò sempre questa domanda prima di indire una riunione: “Ne ho veramente bisogno?” Non basta inviare un’email o fare una chiamata telefonica?

Sai quanto tempo si risparmia? Quanto denaro? Ore e ore anche di spostamenti che poi risulterebbero!

Nel mio caso, comunque, mantengo l’importanza de una riunione per definire il brief, quello non si tocca! Che sia presenziale o via skype per prlare, conoscerci e capire le aspettative ed esigenze reali del cliente!

Pensieri sulla preparazione della riunione

Una volta deciso che la riunione s’ha da fare, ecco alcuni accorgimenti per organizzarla al meglio:

  • Orario, ritmo di lavoro e luogo: Stabiliamo in anticipo data, orario e luogo, tenendo presente anche i ritmi e gli orari dei partecipanti, per non fare di pomeriggio incontri con chi ha il turno di mattina e viceversa.
  • Rispettiamo l’orario in cui deve terminare la riunione, ma anche quello d’inizio!
  • Chiamiamo in riunione solamente le persone che sono utili per il suo svolgimento e mettiamolo in chiaro in modo che nessuno si senta escluso oppure offeso! (ho visto pure questo!)
  • Ordine del giorno, lo condividiamo per tempo in modo che ogni partecipante si possa preparare.
  • Che si scelga un moderatore, il cui compito è favorire lo svolgimento della riunione e non lasciare che si incagli su problemi o polemiche minori.
  • Curiamo pa parte sociale, mettere a proprio agio i partecipanti aiuta, un buon caffé e un biscottino possono essere ottimi alleati!

Pensieri sullo spazio dedicato alla riunione

“Affinché il cervello lavori bene anche il resto del corpo dev’essere comodo”.

[Gestionar reuniones ¡es facil! Barbara J. Streibel profit editorial 2003-2014]

Lo spazio è importante anche drante le riunioni: come ormai sappiamo bene influisce enormemente sullo stato d’animo delle persone e suil comportamento.

  • La sala deve avere una capacità sufficiente affinché le persone si sentano comode ed il moderatore si possa muovere facilmente.
    • Se troppo grande e le persone sono poche, ci si sentirá persi e sará facile distrarsi.
    • Se troppo piccolo e le persone sono tante, ci si sentirá soffocare.
  • Le sedute devono essere comode ma non troppo: la comodità influenza moltissimo la dinamica.
    • Sedute stile poltrone rischiano di rendere la riunione eterna perché ci si sta troppo bene
    • Tavolo e sedute alte favoriscono le riunioni express, molto piú produttive delle riunioni “classiche”

  • La disposizione delle persone deve permettere di guardarsi in faccia e sentirsi con condizioni analoghe agli altri. (bene tavoli circolari o quadrati! Il tavolo rettangolare serve a concentrare l’attenzione agli estremi)
  • Fattori ambientali: la luce sará diffusa per non disrarre; temperatura e ventilazione adeguati, meglio accendere il riscaldamento o l’aria un po’ prima dell’inizio.
  • Strumenti di comunicazione adeguati alle tecnologíe attuali: a volte clienti mi chiedono di salvare le presentazioni in versioni precedenti o in pdf perché non sanno i programmi che si troveranno in fase di esposizione…
  • Immagine corporativa: la sala riunioni è uno spazio di rappresentanza: non solo accoglie gli incontri interni, ma spesso anche clienti o fornitori. Se anche la decorazione lancia messaggi che esprimano i valori aziendali, questo spazio diventerá un elemento importante della nostra comunicazione!
  • Se poi diamo un tocco originale, è tutta un’altra cosa, anche se non so se le altalene aiutano a concentrarsi….

Le mie conclusioni

Per dendere efficace una riunione, è necessario considerare non solo gli aspetti organizzativi, ma anche spaziali, ormai è assodato. Per rendere l’ambiente piú accogliente ed adatto al lavoro che ci si propone durante gli incontri lavorativi, a volte basta semplicemente qualche tocco umano sia per il luogo che per l’ordine del giorno, non siete d’accordo?

Un libro: un coniglio

Plan and conduct effective meetings! Barbara J. Streibel

 

Prenditi il tuo tempo: fra il dire e il fare, bisogna prima  “DIRE”

Prenditi il tuo tempo: fra il dire e il fare, bisogna prima “DIRE”

Solo così potrai scoprire veramente quali sono i tuoi desideri.

Putroppo nel lavoro, qualsiasi lavoro, si parla sempre di tempistiche, di consegne, di dead lines. Me ne sono fatte io di notti per impacchettare planimetrie da consegnare alle 9:00 del mattino dopo, con conseguente giornata versione zombie!

Ma allora perché scrivere un post del genere?

Perché una cosa sono le consegne “istituzionali”, decise con il cliente o con l’amministrazione e sempre, comunque, i tempi saranno troppo corti, mettiamocela via!

Ma cosa succede quando il cliente `un privato per una consulenza sulla sua casa o un autonomo che vuole rinnovare gli spazi o l’immagine?

Devo dire che le cose cambiano un pochino perché molto spesso la situazione iniziale mi fa pensare che le idee non siano ancora chiare… Allora quando mi chiedono

“quanto pensi di metterci per creare…”

Non so rispondere con esattezza, perché fra il dire e il fare bisogna prima  “DIRE”! Quindi mi esce un “DIPENDE…”

Sembrerà una critica al cliente che non ha le idee chiare, invece non lo é: mi sembra normale che quando ci avviciniamo ad un tema di cui non abbiamo una grande conoscenza, ci assalgano i dubbi e le incertezze: come lo vogliamo e perché lo vogliamo così.

Chiedetemi di comprare una macchina e sarò ancora lì che ci penso quando cambiano il modello…

Per risolvere questa questione c’è il BRIEF (di cui parlo in un altro articolo) e le interviste, le chiacchierate con il professionista prima dell’acquisto del prodotto/ servizio.

Mai paura!*

*Questa è una frase che dice sempre mio zio, che forse si adatta perfettamente al tema: proprio per paura facciamo le cose in fretta, ma se ci fermiamo un momento a pensare, sicuramente troveremo le motivazioni, che ci spingono ad agire.

Se troviamo i nostri perché, capiamo veramente cosa vogliamo.

Quando mi dovevo sposare ho comprato decine di riviste di vestiti da sposa, ho cercato su internet le checklist per organizzare tutto al meglio, ho riempito un quaderno di ritagli di modelli di vestiti, di buquet fioriti, di scarpe e acconciature. Di ogni vestito mi piaceva qualcosa, ovvio che se avessi messo tutto insieme, il risultato sarebbe stato esagerato e sicuramente non fine e semplice, cosa che poi ho scoperto essere il mio obiettivo per quel giorno.

Avevo capito il perché, ora  sapevo cosa volevo!

Solo grazie alla consulenza della sarta/designer ho cominciato a togliere di qua e di là arrivando all’abito che non assomigliava per niente a quelli visti sulle riviste, ma era proprio il MIO abito, era perfetto per me, per la mia pelle per la mia figura ma sopratutto per la mia personalitá.

Con questo voglio dire che se non mi fossi fermata a riflettere, se non avessi ascoltato i consigli di una professionista, non avrei avuto il mio abito perfetto, ma solo la brutta copia di uno giá visto.

Concludo in fretta

..anzi no, che la fretta fa male, nel business bisogna ponderare le scelte e agire più o meno quando si è sicuri: il più o meno è perché poi ci sono quelle persone che se non è tutto perfetto, ma di questo parleremo un’altra volta.

Quello che non va bene, è fare le cose perchê tutti fanno così, perché “si fa cosí”.
Questa non è la tua motivazione e non porterá ai risultati che tu vuoi ottenere.

E tu sei d’acordo?

 

Manuale d’immagine coordinata: ma perché?

Manuale d’immagine coordinata: ma perché?

Per portarti un esempio, eccoti un riassunto del mio manuale!!

Enjoy!

Ne vuoi vedere uno più completo?

Eccolo, con tutta la storia della nascita del logo, il suo significato il perché della sua geometria  e molto altro!

Si tratta di un lavoro a cui sono affezionata e che mi ha dato grandi soddisfazioni!

Oppure guarda il logo nel portfolio!

VUOI PARLARMI DEL TUO PROGETTO?

 

Senza il manuale d’immagine coordinata si sopravvive benissimo, ma con il manuale si vive proprio bene

Tutte le grandi aziende ne hanno uno e tu, che hai grandi ambizioni non vuoi essere da meno, ma ti continui a chiedere cos’è il manuale d’immagine coordinata e perché ne dovresti avere bisogno? Semplice, perché ti semplifica la vita e, come il suo stesso nome dice, mantiene la tua immagine, appunto, Coordinata! Ce ne sono di tutti i tipi: ridotti in un’unica pagina o in un’infografia o estesi in grossi volumi di centinaia di pagine. Ho avuto per le mani il manuale d’immagine coordinata di Mercedez Benz: un libretto quadrato, elegante esattamente come l’immagine del brand, con uno sfondo grigio e un’informazione per pagina: un gioiellino. Tutto dipende da quante informazioni sono necessarie per definire la comunicazione d’immagine del tuo brand e poi, ormai lo sappiamo bene: tutto è in evoluzione e magari l’anno prossimo ci rimettiamo le mani per aggiungere nuove declinazioni o nuovi colori, per vietare usi impropri o permetterne di nuovi. Prima di descriverne il contenuto rispondiamo alla domanda:

Perché mi serve?

Oggi più che mai utilizziamo diversi mezzi di comunicazione: mentre una volta si giocava con biglietto da visita, carta intestata e busta, oggi dobbiamo essere preparati per inserire la nostra marca nelle reti sociali, ognuna con le sue regole grafiche, nella nostra pagina web (che si veda bene da desktop, da mobile e anche da tablet, mi raccomando!) Se poi vogliamo sbizzarrirci con i gadget, non dobbiamo fare altro che scegliere il prodotto su cui fare stampare quel bellissimo logo che amiamo tanto e che rappresenta in tutto e per tutto i valori della nostra attività. Ebbene per ogni supporto bisognerebbe prendere degli accorgimenti di dimensioni, distanza dal bordo , colori… soprattutto se abbiamo collaboratori o il logo viene riportato anche su supporti di terze parti, è bene essere preparati e fornire le giuste indicazioni, così eviteremo brutte sorprese!

Ecco, tutte queste situazioni devono (o meglio dovrebbero) essere regolate da alcune linee guida stabilite assieme al tuo grafico (o grafica ^_^).

Tutto intorno a te, dallo spazio di lavoro al bigliettino da visita, deve esprimere i valori della tua attività

Il manuale d’immagine coordinata dà una mano a mantenere il tono e i colori che abbiamo scelto: una guida all’uso della nostra immagine coordinata. Ed ecco allora che passiamo al contenuto:

Cosa c’è nel manuale d’immagine coordinata?

Ecco che entriamo nel vivo dell’argomento:

1- Le caratteristiche grafiche del logo:

  • Il tuo logo

Be’, ovvio, ma sai qual è la versione principale del tuo logo? Spesso vengono consegnate diverse versioni per essere adattate  a diversi supporti o spazi, per esempio versione compatta e allungata o verticale…

Una breve spiegazione della geometria e l’origine delle forme aiuta a comprendere meglio sia il logo che i valori che esprime: una buona occasione per fare Storytelling

  • I suoi spazi

Quanto dev’essere lontano dai bordi?, quanto piccolo lo posso stampare mantenendolo riconoscibile?

  • I suoi colori (palette principale e secondaria)*

Colori del tuo logo, ma anche quelli che usi in tipografía e per le págine web: per esempio, il mio giallo non si adatta alle scritte: si perderebbe, per cui ho optato per un turchese che contrasta totalmente con il mio colore, ma allo stesso tempo dona vivacità alla pagina ed ai testi.

  • La tipografia principale e secondaria*

Anche la tipografia definisce la tua immagine: bisogna essere coerenti nel suo utilizzo!

*Devo proprio scrivere un articolo su questi due argomenti!

Qui mi fermo un attimo e faccio un piccolo appunto: proprio perché l’obiettivo è mantenere l’immagine “coordinata”, seguire sempre queste prime linee guida del manuale aiuta ad avere uno stile sempre uguale in tutti i modi in cui ci presentiamo professionalmente, evitando così di trasmettere una sensazione “stridente” ai nostri clienti.

2- Le diverse versioni del logo, e i divieti.

Quando progetto l’immagine di un’azienda mi immedesimo nel suo giorno per giorno e cerco di immaginare, assieme al mio cliente, come userà il logo che sti disegnando, su quali suppordi dovrà stamparlo e come si vedrà sul suo prodotto. Per questo è bene sapere quali versioni di logo (anche in bianco su sfondo nero o tutto nero o ancora, in gradazioni di grigio)  potranno essere usate. Spesso si creano versioni per sfondi particolari come il rosso o il blu, oppure si creano dei divieti d’uso, per esempio su sfondo arcobaleno (a volte i divieti sono proprio espliciti!) Per esempio se il colore principale è il blu e lo sfondo della pubblicazione pure, sicuramente il logo sparirà, bisognerà trovare un’alternativa, che sicuramente è contemplata fra le diverse versioni del logo. Quado parlo di versioni del logo  mi riferisco anche alle sue declinazioni in orizzontale, verticale e quadrata, se esistono: bisogna essere pronti a tutto: logo su biglietto da visita, logo sulla fiancata di un aereo, logo sulla capocchia di uno spillo…. A parte gli scherzi,

prevedere gli usi e le declinazioni di un logo ne valorizzerà ulteriormente l’immagine!

3- Le applicazioni e gli esempi

Esistono mockups di tutti i tipi che ti permettono di vedere o immaginare meglio il risultato finale: il tuo logo ha un aspetto diverso nel centro di un foglio bianco o su un biglietto da visita, che ha uno spazio ridotto: come ti immagini mentre lo consegni ad un tuo potenziale cliente? Come sarebbero le etichette del tuo prodotto una volta applicate? E le scatole? Attraverso questa sezione del tuo manuale d’immagine coordinata potrai vedere il tuo logo in diverse situazioni pratiche. Io adoro i mockup!

4- Declinazioni

Tutto cambia e tutto si evolve: anche se il logo è nuovo di zecca, è bene pensare che in futuro potremo aggiungere servizi o prodotti che si potrebbero identificare meglio con un altro colore, un’aggiunta o semplicemente una declinazione diversa. Tanto per capirci: la Coca Cola ha aggiunto colori diversi per evidenziare le diverse declinazioni: Light, Zero, Senza Caffeina… e l’evoluzione è palese: il suo logo è stato modificato molte volte, senza mai perdere l’identità di marca. Chissà se il suo manuale d’immagine corporativa è segreto come la ricetta?

Conclusione

Senza il manuale d’immagine coordinata si sopravvive benissimo, ma con il manuale si vive proprio bene

Gestire l’uso del logo e di tutto quello che  ci gira attorno in maniera coordinata semplifica molte molte cose e ci permette di dare sempre un’immagine coerente e quindi professionale.