Sala riunioni, questione di spazio e di tempo

Sala riunioni, questione di spazio e di tempo

Consigli per una riunione perfetta o quasi

Le sale riunioni non sono tutte uguali, ma nel nostro immaginario appaiono sempre così: un enorme tavolo scuro ed una serie di poltrone “ci sprofondo dentro” con enorme poltrona del “capo” al posto d’onore.

Le cose per fortuna sono cambiate, si cerca di non far durare gli incontri 4 ore (ne ho sentiti pure di 8!) e di dare quindi il giusto valore al tempo (che è sempre denaro, anche durante le riunioni).

Allora mi permetto di condividere alcuni pensieri per migliorare l’esperienza di ogni partecipante, affinché non si entri allegri per poi uscire distrutti.

Comincio subito con il consiglio che mi ha cambiato il modo di vedere la riunione:

“Quando non è necessario celebrare una riunione

È necessario non celebrare la riunione “

[Gestionar reuniones ¡es facil! Barbara J. Streibel profit editorial 2003-2014] 

Un’ovvietá grande come una casa, ma che poi, viene spesso dimenticata. Ecco, d’ora in poi mi farò sempre questa domanda prima di indire una riunione: “Ne ho veramente bisogno?” Non basta inviare un’email o fare una chiamata telefonica?

Sai quanto tempo si risparmia? Quanto denaro? Ore e ore anche di spostamenti che poi risulterebbero!

Nel mio caso, comunque, mantengo l’importanza de una riunione per definire il brief, quello non si tocca! Che sia presenziale o via skype per prlare, conoscerci e capire le aspettative ed esigenze reali del cliente!

Pensieri sulla preparazione della riunione

Una volta deciso che la riunione s’ha da fare, ecco alcuni accorgimenti per organizzarla al meglio:

  • Orario, ritmo di lavoro e luogo: Stabiliamo in anticipo data, orario e luogo, tenendo presente anche i ritmi e gli orari dei partecipanti, per non fare di pomeriggio incontri con chi ha il turno di mattina e viceversa.
  • Rispettiamo l’orario in cui deve terminare la riunione, ma anche quello d’inizio!
  • Chiamiamo in riunione solamente le persone che sono utili per il suo svolgimento e mettiamolo in chiaro in modo che nessuno si senta escluso oppure offeso! (ho visto pure questo!)
  • Ordine del giorno, lo condividiamo per tempo in modo che ogni partecipante si possa preparare.
  • Che si scelga un moderatore, il cui compito è favorire lo svolgimento della riunione e non lasciare che si incagli su problemi o polemiche minori.
  • Curiamo pa parte sociale, mettere a proprio agio i partecipanti aiuta, un buon caffé e un biscottino possono essere ottimi alleati!

Pensieri sullo spazio dedicato alla riunione

“Affinché il cervello lavori bene anche il resto del corpo dev’essere comodo”.

[Gestionar reuniones ¡es facil! Barbara J. Streibel profit editorial 2003-2014]

Lo spazio è importante anche drante le riunioni: come ormai sappiamo bene influisce enormemente sullo stato d’animo delle persone e suil comportamento.

  • La sala deve avere una capacità sufficiente affinché le persone si sentano comode ed il moderatore si possa muovere facilmente.
    • Se troppo grande e le persone sono poche, ci si sentirá persi e sará facile distrarsi.
    • Se troppo piccolo e le persone sono tante, ci si sentirá soffocare.
  • Le sedute devono essere comode ma non troppo: la comodità influenza moltissimo la dinamica.
    • Sedute stile poltrone rischiano di rendere la riunione eterna perché ci si sta troppo bene
    • Tavolo e sedute alte favoriscono le riunioni express, molto piú produttive delle riunioni “classiche”

  • La disposizione delle persone deve permettere di guardarsi in faccia e sentirsi con condizioni analoghe agli altri. (bene tavoli circolari o quadrati! Il tavolo rettangolare serve a concentrare l’attenzione agli estremi)
  • Fattori ambientali: la luce sará diffusa per non disrarre; temperatura e ventilazione adeguati, meglio accendere il riscaldamento o l’aria un po’ prima dell’inizio.
  • Strumenti di comunicazione adeguati alle tecnologíe attuali: a volte clienti mi chiedono di salvare le presentazioni in versioni precedenti o in pdf perché non sanno i programmi che si troveranno in fase di esposizione…
  • Immagine corporativa: la sala riunioni è uno spazio di rappresentanza: non solo accoglie gli incontri interni, ma spesso anche clienti o fornitori. Se anche la decorazione lancia messaggi che esprimano i valori aziendali, questo spazio diventerá un elemento importante della nostra comunicazione!
  • Se poi diamo un tocco originale, è tutta un’altra cosa, anche se non so se le altalene aiutano a concentrarsi….

Le mie conclusioni

Per dendere efficace una riunione, è necessario considerare non solo gli aspetti organizzativi, ma anche spaziali, ormai è assodato. Per rendere l’ambiente piú accogliente ed adatto al lavoro che ci si propone durante gli incontri lavorativi, a volte basta semplicemente qualche tocco umano sia per il luogo che per l’ordine del giorno, non siete d’accordo?

Un libro: un coniglio

Plan and conduct effective meetings! Barbara J. Streibel

 

Gli imprescindibili del mio workplace – Anna Nieto di Talleret craft

Gli imprescindibili del mio workplace – Anna Nieto di Talleret craft

 

Che cambieresti del tuo spazio e perché?

…le mie conclusioni…

Continuo a pubblicare le interviste fatte a professionisti che stimo:oggi tocca ad Anna, che con Talleret Craft è un’esplosione di creativitá e ne vive circondata. Ho avuto l’opportunitá di lavorare assieme a lei durante la Fira de l’Assunció en Granollers per il Consorci de Residus del Vallés Oriental, un’esperienza indimenticabile di cui ho fatto tesoro

[sí, lo so che devo pubblicare il progetto dello stand!]

Oggi entreremo nell’ “ufficio” di Anna di Talleret Craft.

Le virgolette hanno un significato: Anna lavora in diversi posti, in molti modi, insomma non si annoia mai!

Chi sei? Parlami un poco di te!

Sono Anna Nieto, di Talleret craft, mi dedico alla gestione culturale, progetto programmi culturali per sale di teatro, Festivals e Teatro si Strada. Parallelamente creo workshops di creativitá per i piú piccoli, dove possono imparare e disimparare mentre fanno lavoretti manuali.

Trovi tutto qui:

Servizi generali: www.labcreatiu.cat

Workshops creativi: www.talleretcraft.cat

Dove lavori?

É difficile rispondere brevemente: il mio lavoro si svolge a casa, dove ho l’ufficio e taller per preparare prototipi, e il magazzino dei materiali. Gli eventi culturali si realizzano in ogni paese che me lo chieda ed i workshops creativi in uno spazio a Parets del Vallès (Talleret Craft), poi in scuole, biblioteche, bibliobus, piazze, fiere….

Descrivi un MOBILE imprescindibile nel tuo spazio di lavoro.

Il TAVOLO, ne ho tanti e grandi, li riempio di materiali per sperimentare.

Descrivi un OGGETTO imprescindibile nel tuo spazio di lavoro.

Le FORBICI, in ogni lavoro di cucito o manualitá utilizzo forbici di ogni tipo!

Descrivi un COLORE imprescindibile nel tuo spazio di lavoro.

KRAFT, il colore del cartone, è quello che occupa sempre il mio spazio di lavoro.

Descrivi cosa non deve mancare alle pareti del tuo spazio di lavoro.

TUTTO, tutto, tutto! Ci sono esempi di lavori che appendo alla parete, affinché siano ispirazione o semplicemente per godere di ció che ho creato.

Descrivi uno STRUMENTO tecnologico o un’APP fondamentale per te ed il tuo lavoro.

MACCHINA FOTOGRAFICA: fotografo tutto il processo di creazione dei prototipi, i workshops, gli alunni, i materiali (oggi uso anche lo smartphone).

[passate per il profilo instagram di Talleret Craft: ogni giorno qualcosa di nuovo!]

Cosa cambieresti del tuo spazio e perché?

Immagino che potrei migliorare l’organizzazione dei materiali con scatole che siano tutte uguali, piú facili da immagazzinare e vedere. In questo momento riutilizzo scatole di legno e cartone, poiché è coerente con il mio modo di lavorare riciclando materiale.

…le mie conclusioni…

Anna, mi piaci tanto! E mi piace la tua creativitá variopinta, con la quale imparo sempre qualcosa di nuovo, sia a livello professionale che personale. Sei un esempio da seguire e mi piacerebbe essere una bimba per poter partecipare ai tuoi workshops!

Il problema delle scatole riciclate lo risolviamo subito: raggruppa le scatole per tipologia e crea delle etichette adesive per individuare il contenuto di ognuna: saranno etichette sutte simili, per esempio personalizzate da un timbro creato durante uno dei tuoi workshops. In questo modo le scatole manterranno il loro carattere ma saranno unite dal dettaglio dell’etichetta con il tuo timbro personale.

Che te ne pare dello…, o meglio degli spazi di Anna? Ti piacerebbe lavorare così?

Mi fai un preventivo? La responsabilitá del creativo

Mi fai un preventivo? La responsabilitá del creativo

La mia responsabilitá nei confronti del cliente

comincia ancora prima di fare un preventivo

Come imprenditrice  creativa mi sento responsabile di quanto progetto: sono cosciente del suo valore, so che ogni mia creazione deve non solo essere all’altezza delle aspettative del cliente, ma anche funzionare in base ai suoi obiettivi.

Proprio per questo ho scritto l‘articolo sui tempi che ogni imprenditore deve prendersi.

Perché torno su questo concetto? perché porprio qualche giorno fa mi è stato chiesto un preventivo di massima per un lavoro, o meglio per un’idea, che si sarebbe potuta sviluppare in mille maniere e  sulla quale non erano ancora chiare molte cose. Si trattava di un’idea ancora embrionale, senza un reale progetto dietro.

Come fare un preventivo per qualcosa che non ha nessuna definizione?  Onestamente non mi sono sentita in grado di dare un “numero“. Anzi, mi sono presa la briga di spiegare e consigliare di chiarirsi le idee, di fare un certo tipo di ricerca, di creare un piano B, con esempi e strumenti per realizzarlo. Ho preferito allontanare la possibilità di avere un cliente subito, per aiutare un “non cliente” a creare qualcosa di più concreto.

Non so se ho fatto bene, mi è sembrato un comportamento responsabile nei suoi confronti, ma anche nei miei.

Ecco la responsabilità del preventivo

Nel momento in cui consegno un preventivo, mi impegno ad eseguire il lavoro, se il cliente lo accetta: ho scritto io le condizioni e tali condizioni sono state accettate. Se non sono in grado di sviluppare il mio preventivo inserendo tutte le azioni che faró, preferisco evitare di compilarlo: rischierei di partire da una base troppo bassa, con la conseguenza di dover lavorare molto di piú di quanto immaginavo, per le frequenti modifiche (eh se uno non ha le idee chiare ne fa tante di modifiche) e conseguente aumento del prezzo finale. Ovviamente se alla fine il cliente dovrá pagare molto di piú di quanto si aspettava, non sará un cliente felice!

Quel preventivo non l’ho fatto

Ho dato una cifra di partenza, sapendo che sarebbe potuta crescere molto, ma non ho compilato un preventivo.

La persona in questione peró mi ha ringraziato e tanto, ora sta rivedendo la sua IDEA, per renderla un progetto concreto, chissá se poi ripasserá da me, ma io sono quasi sicura di sí!

Se si fosse trattato di un progetto di interni,  ci sarebbe stata l’alternativa della consulenza, per esempio online, ma in questo caso si trattava di grafica.

E tu ti sei trovato in questa situazione? Il preventivo te l’anno fatto / l’hai fatto?

¿Sei stato soddisfatto del risultato?

Escursione a Valgrande in formato infografico

Escursione a Valgrande in formato infografico

Per comunicare l’escursione a Valgrande ho colto l’occasione per esprimere in modo diverso.

Per organizzare una gita nell’ambito del progetto Wild Experience in Valgrande a Bibione mi era stato chiesto di fare quest’infografica: tutte le informazioni ordinate in un’unica immagine, i colori corporativi e icone suggestive aiutano a capire ogni cosa. Un progetto divertente, educativo ed ecologico!!

Wild Experience infographic by FAB813 escursione a Valgrande

Prenditi il tuo tempo: fra il dire e il fare, bisogna prima  “DIRE”

Prenditi il tuo tempo: fra il dire e il fare, bisogna prima “DIRE”

Solo così potrai scoprire veramente quali sono i tuoi desideri.

Putroppo nel lavoro, qualsiasi lavoro, si parla sempre di tempistiche, di consegne, di dead lines. Me ne sono fatte io di notti per impacchettare planimetrie da consegnare alle 9:00 del mattino dopo, con conseguente giornata versione zombie!

Ma allora perché scrivere un post del genere?

Perché una cosa sono le consegne “istituzionali”, decise con il cliente o con l’amministrazione e sempre, comunque, i tempi saranno troppo corti, mettiamocela via!

Ma cosa succede quando il cliente `un privato per una consulenza sulla sua casa o un autonomo che vuole rinnovare gli spazi o l’immagine?

Devo dire che le cose cambiano un pochino perché molto spesso la situazione iniziale mi fa pensare che le idee non siano ancora chiare… Allora quando mi chiedono

“quanto pensi di metterci per creare…”

Non so rispondere con esattezza, perché fra il dire e il fare bisogna prima  “DIRE”! Quindi mi esce un “DIPENDE…”

Sembrerà una critica al cliente che non ha le idee chiare, invece non lo é: mi sembra normale che quando ci avviciniamo ad un tema di cui non abbiamo una grande conoscenza, ci assalgano i dubbi e le incertezze: come lo vogliamo e perché lo vogliamo così.

Chiedetemi di comprare una macchina e sarò ancora lì che ci penso quando cambiano il modello…

Per risolvere questa questione c’è il BRIEF (di cui parlo in un altro articolo) e le interviste, le chiacchierate con il professionista prima dell’acquisto del prodotto/ servizio.

Mai paura!*

*Questa è una frase che dice sempre mio zio, che forse si adatta perfettamente al tema: proprio per paura facciamo le cose in fretta, ma se ci fermiamo un momento a pensare, sicuramente troveremo le motivazioni, che ci spingono ad agire.

Se troviamo i nostri perché, capiamo veramente cosa vogliamo.

Quando mi dovevo sposare ho comprato decine di riviste di vestiti da sposa, ho cercato su internet le checklist per organizzare tutto al meglio, ho riempito un quaderno di ritagli di modelli di vestiti, di buquet fioriti, di scarpe e acconciature. Di ogni vestito mi piaceva qualcosa, ovvio che se avessi messo tutto insieme, il risultato sarebbe stato esagerato e sicuramente non fine e semplice, cosa che poi ho scoperto essere il mio obiettivo per quel giorno.

Avevo capito il perché, ora  sapevo cosa volevo!

Solo grazie alla consulenza della sarta/designer ho cominciato a togliere di qua e di là arrivando all’abito che non assomigliava per niente a quelli visti sulle riviste, ma era proprio il MIO abito, era perfetto per me, per la mia pelle per la mia figura ma sopratutto per la mia personalitá.

Con questo voglio dire che se non mi fossi fermata a riflettere, se non avessi ascoltato i consigli di una professionista, non avrei avuto il mio abito perfetto, ma solo la brutta copia di uno giá visto.

Concludo in fretta

..anzi no, che la fretta fa male, nel business bisogna ponderare le scelte e agire più o meno quando si è sicuri: il più o meno è perché poi ci sono quelle persone che se non è tutto perfetto, ma di questo parleremo un’altra volta.

Quello che non va bene, è fare le cose perchê tutti fanno così, perché “si fa cosí”.
Questa non è la tua motivazione e non porterá ai risultati che tu vuoi ottenere.

E tu sei d’acordo?